Osaatko kommentoida?

Kaikkihan me osaamme kommentoida soluja. Valitse solu, hiiren oikealla, lisää kommentti. Sitten kun kommentteja on riittävästi, työkirjan solut alkavat muistuttaa minun lukioaikaisia äidinkielenaineita. Joka paikassa punaista...





Tai entäs jos jostain kumman syystä haluatkin näyttää kaikki kommentit koko ajan. On tietenkin tilanteita joissa yksittäiset solukommentit ovat parempivaihtoehto, mutta liikaa on liikaa, eikö vain?
 

SP1 Officelle julkaistu

Microsoftin Office tiimi kirjoitti blogissaan tänään, että ensimmäinen Service Pack on julkaistu Office 2013:lle. Päivitys sisältää jonkin verran uusia ominaisuuksia, Excelin osalta mm. Power Map on nyt yleisesti saatavilla. Lisäksi, tavan mukaan, päivityspaketissa on kaikki tähän asti jaellut korjaukset ja päivitykset soveltuvin osin kaikille Office-perheen tuotteille.

Tarkan kuvauksen SP1:n sisällöstä voit lukea Office Updates -blogista.
Päivitys on ladattavissa Microsoftin Download Centeristä:

• 32bit
• 64bit

Kaaviotyypin vaihtaminen osittajalla

Kuten blogin kuvauksessakin jo kirjoitin, Excelistä löytyy niin paljon valmista, että kaikesta ei kannata kirjoittaa itse. Tämä posti on nyt sellainen. Linkitys Bill "Mr Excel" Jelenin saitille eräästä näppärästä kikasta.

Normaalisti osittajilla ohjataan pivot-taulukoiden ja -kaavioiden sisältöä. Mutta tässä seuraavassa (englanniksi) koko kaavio vaihtuu toiseksi yhdellä osittajalla. Näppärää!

"Slicers often change the data shown in a chart, but Edwin asks can you change the chart type with a slicer?"

Learn Excel – “Changing Chart Type with a Slicer in Excel”: Podcast #1853

Pizzat - dynaamiset kaavion otsikot

Minulta kysyi kerran eräs johtaja kuinka kaavion otsikosta saisi dynaamisen. Hän oli taistellut monta tuntia asian kanssa eikä päässyt mihinkään. Hänellä oli tarve saada otsikkotekstin perään taulukossa oleva loppusumma. Ja kyllä, hän esitti ongelman Pizza-Hutin buffassa lounaalla. :-)

SUBTOTAL (VÄLISUMMA)

Puhutaan hetki summista Excelissä. Lähes jokaiselle Excel-käyttäjälle ensimmäiseksi opittu kaava on ollut SUM (SUMMA). Käsi ylös jos se sinulla oli jokin muu, esim hyvinkin käyttökelpoinen BAHTTEXT (BAHTTEKSTI) [sarkasmivaroitus].
 

Päivämäärä ja aikakaavat

Viikonloppuna sitä tuli, lunta nimittäin. =SNOW() Siitä innostuneena pysyttelin sisätiloissa ja päätin istua mieluummin koneen ääressä ja miettiä hieman ajan kulkua.

Excel aloittaa ajanlaskun päivämäärästä 1.1.1900. Tuo hetki on Excelin Big Bang ja sen järjestysnumero on 1. Kaikki päivämäärät ovat Excelin kuoren alla oikeasti vain kokonaislukuja. Kellonajat näiden lukujen desimaaleja. Esimerkiksi tätä kirjoittaessani on 1.2.2014 klo 22:30, eli 41671,94. Siksi Excelillä on helppo laskea myös ajan kanssa. Eilen olisi ollut 41671 - 1 = 41670. Meidän tajuamamme 1.2.2014 on vain solumuotoilu Excelissä.

Itse asiassa, Excelin oletuspäivämääräjärjestelmä Windows-versiossa on tuo yllä kuvailtu. Macissä Big Bang onkin oletuksena 2.1.1904. Molemmat käyttöjärjestelmäversiot ymmärtävät kumpaakin päivämääräjärjestelmää ja se on helposti muutettavissa asetuksella. Mutta jos aiot käsitellä samaa tiedostoa, jossa käsitellään päivämääriä, sekä Windowsissa että Macissa, pitää tämä asia osata ottaa huomioon.

Yleisökysymys: Yhteenvedon tekeminen - ratkaisu erääseen ongelmaan

“@uzimup: Jos on SUMMA(A1:A5) miten saan kopioitua kaavan niin, että alempaan sarakkeeseen tulee SUMMA(A6:A10)? #excel” ping @gynsy
— Tommy Rosenqvist (@tommyrosenqvist) February 1, 2014

Minulle pingattiin Twitterissä viikonloppuna ylläoleva Emmin kysymys. Pienen lisäselvittelyn jälkeen sain selville miten tieto on taulukoitu rakenteen puolesta ja mitä sillä halutaan tehdä.

Soluviittaukset - osaatko käyttää F4:ää?

Minulta kyseltiin pikanäppäin-artikkelin yhteydessä "Mutta missä F4?" "No siellä näppäimistön ylärivissä, F3:n oikealla puolella." Ja nyt myös tässä artikkelissa.

Jos kopioit kaavoja solusta toiseen, edes harvoin, kannattaa paneutua hetki erityyppisiin soluviittauksiin.
 


Täyttökahva

Mikä on solu- tai alueviittaus?  A1 on soluviittaus, B1:B5 on alueviittaus. Jos kopioit kaavan vetämällä solun täyttökahvasta (kuva vasemmalla), kaava kopioituu riippuen millainen/millaisia soluviittauksia alkuperäisessä solussa on. Kaavaa kirjoittaessasi, käytä funktionäppäintä F4 käydäksesi läpi kaikki vaihtoehdot soluviittauksen kohdalla. Soluviittauksen tyyppi muuttuu jokaisella painalluksella järjestyksessä A1 -> $A$1 -> A$1 -> $A1 -> A1. Soluviittauksen tyyppi esitetään Excel-kaavoissa dollarimerkillä ja tulee valita sen mukaan, miten olet tietosi taulukossa järjestänyt sekä miten kaavoja on tarkoitus kopioida, jos ollenkaan.

TOP 5 näppäinkomennot

Usein näppäinkomento on paljon nopeampi kuin käden siirtäminen näppäimistöltä hiirelle ja takaisin näppäimistölle. Näppäinkomentoja on satoja, jotkut vaativat suoranaista sormiakrobatiaa ellei jopa sirkuskoulun diplomin. Silti osa niistä ovat niin käytännöllisiä ja arkea helpottavia, että kerran kun ne oppii, ei ymmärrä miten on pärjännyt ilman niitä.

FV(TULEVA.ARVO): korkoa korolle -bugi

Koska itse vaikutan tällä hetkellä finanssialalla, joudun tasaisin väliajoin harrastamaan korkoa korolle -laskentaa. Korkoa korolle on monelle hankala käsite. Niin myös Excel-kehittäjille Redmondissa. Tässä ei siis ole kyse ole varsinaisesta bugista Excelissä vaan kehittäjässä. Excel laskee juuri niinkuin se on ohjelmoitu laskemaan.