SUBTOTAL (VÄLISUMMA)

Puhutaan hetki summista Excelissä. Lähes jokaiselle Excel-käyttäjälle ensimmäiseksi opittu kaava on ollut SUM (SUMMA). Käsi ylös jos se sinulla oli jokin muu, esim hyvinkin käyttökelpoinen BAHTTEXT (BAHTTEKSTI) [sarkasmivaroitus].
 

Tässä ensimmäisessä esimerkissä on normaali alue. Siinä on kolme paikkakuntaa joille kullekin on laskettu välisumma. Suurin osa laskisi summan soluun B5 kaavalla =SUM(B2:B4) ja sitten kopioisi sen souluihin B9 ja B13. Eihän siinä, kaikki vaikuttaa hyvältä. B14-soluun pitäis sitten laskea kaikki yhteen. Kaavan aloittaminen soluun ja sitten hiirellä sisällytettäviä soluja klikkaamalla saat tietenkin 14:n rivin aineistossa nopeasti jotain aikaan, mutta entäs jos rivejä on kymmeniä tuhansia ja välisummiakin tuhansia? Click-scroll-click-click-scroll-cli... vaiko sittenkin SUBTOTAL (VÄLISUMMA)?


Syntaksi
=SUBTOTAL(funktio_nro;viittaus1;viittaus2;...)

VÄLISUMMA-artikkeli Microsoftin Excel-tuessa.

SUBTOTAL-funktio toimii kuten SUMMA, mutta on paljon monipuolisempi. Yksinkertaisimmillaan kaava =SUBTOTAL(9;B2:B4) tuottaa saman tuloksen kuin =SUM(B2:B4). Funktionumeroa muuttamalla voit samalla kaavalla laskea myös keskiarvon, lukumäärän, min/maks -arvon, keskihajontaa, jne. Löydät kaikki funktionumerot yllä linkitetystä funktioartikkelista.

Kun syötät esimerkkikuvan soluun B14 kaavan =SUBTOTAL(9;B2:B13), saat siltä alueelta löydettyjen muiden SUBTOTAL-kaavojen summan. Alueen valitseminen on nopeaa VAIHTO + nuolinäppäin -yhdistelmällä eikä turhauttavaa kliksuttelua tarvitse tehdä. Esimerkin vuoksi laskin myös soluun B16 SUM-kaavalla summan samalle alueelle. Siinä summautuu sekä välisummat että yksittäiset arvot.

 

Now you see me, now you don't

SUBTOTALin ehkä suurin herkku on vaihtoehto joko huomioida tai jättää huomioimatta piilotetut arvot suodatetussa taulukossa. Jos tykkäät käyttää taulukoita (sinun pitäisi tykätä, monestakin syystä), sinulla on mahdollisuus lisätä automaattinen summarivi taulukon ominaisuuksista.

 

Alasvetovalikosta valitset mitä summarivillä näytetään. Huomaa kaavarivillä oleva funktionumero. 9 olisi normaali summa. Tässä Excel käyttää itse 109:ää, joka jättää huomioimatta piilotetut arvot.

Oikean alanurkan pikkukuvasta näet kuinka Turku ja Tampere on suodatettu pois [evil laughter] ja summaksi tulee vain Helsingin lukujen summa.





Vinkki: Itse saatan käyttää SUBTOTAL:ia 109:llä höystettynä juuri taulukoiden kanssa, mutta lisään kaavat jonnekin taulukon ulkopuolelle. Saan eri suodatusvaihtoehdoilla nopean yleissilmäyksen vaikka juuri summien ja rivien lukumäärän osalta. Excelin tilarivikin voisi tässä kohtaa tulla kyseeseen, mutta puhutaan siitä joku toinen kerta.